Гроссбух торговой лавки, 1833Так компании считали двести лет назад

Гексагон управления. Ставим управленческий учёт с нуля и переносим его в цифровую систему, в которой компания работает каждый день.

ТАКТ. Гексагон управления: управленческий учёт, процессы и цифровая система для компании

Учёт, который работает каждый день

ТАКТ. Гексагон управления — финансовый директор и архитектор продукта в одной команде. Ставим учёт с нуля, закрепляем процессы и ответственных и переносим эту логику в цифровую систему компании.

Первый шаг — разбор одного вопроса собственника

Иллюстрация: гроссбух, счёты, арифмометр, табулятор и смартфон с графиками

Страница гроссбуха торговой лавки, 1833 — **1833** Гроссбух торговой лавки

Арифмометр «Феликс», завод Счетмаш, Курск — **XX век** Арифмометр «Феликс»

Инструменты меняются, вопросы остаются

Двести лет компании считали в гроссбухах, на счётах, арифмометрах и табуляторах. Вопросы собственника за это время почти не изменились.

Сколько компания зарабатывает? Почему растут остатки? Где теряются сроки и деньги? Ответ ищут в 1С, таблицах, переписке и памяти сотрудников, и каждый раз он выходит немного другим.

Чаще всего дело не в отчётах. Управленческого учёта ещё нет: правила расчёта не согласованы, процессы и ответственность не закреплены.

Поэтому мы строим всё вместе: учёт, процессы с ролями и цифровую систему, в которой они работают.

В системах, которые мы собираем, продажи из 1С приходят каждые полчаса. Следующая загрузка через 30:00.

«Я и так знаю, что у меня на полках»

Так говорили в ювелирной компании, пока не появился справочник на тысячу с лишним изделий. Цифры показали, что продаётся совсем другое.

Что считаем

Откуда возникает факт

Кто отвечает

Что делаем при отклонении

Под каждой цифрой — четыре звена

Процесс, правило, ответственный и действие. Выберите вопрос и посмотрите, где цепочка рвётся до проекта и как она работает после.

Пример из проектно-изыскательской компании, кейс ниже.

Как идёт проект

Каждый этап принимаем дважды: по смыслу для бизнеса и по технической готовности.

Сначала основа. С нуля создаём правила учёта, справочники, показатели и источники факта. Договариваемся, что и для какого решения считать, и у компании появляется собственный учёт вместо набора типовых отчётов.

Показатель определение утверждено

Название: Дебиторская задолженность
Как считаем: Подписанные акты минус полученные оплаты
Источник: Акты выполненных работ, выписки банка
Владелец: Руководитель проекта
Обновление: Ежедневно, сверка по пятницам

Затем управление. Закрепляем процессы, роли и ответственность и решаем заранее, что делать при отклонении. Под каждой цифрой появляется конструкция, которой собственник может пользоваться.

Правило активно

Когдаакт не оплачен 30 дней

Еслисумма по акту больше 300 000 ₽

Тозадача руководителю проекта, копия финансовому менеджеру

Потом технология. Переносим согласованную логику в цифровую систему на ядре Гексо. Любое изменение сначала показывается планом и только потом применяется. Попробуйте сами.

Гексо · Конфигурация демонстрация

Выберите компанию, и мы опишем её словами, как это делает заказчик.

И наконец передача. Обучаем команду, закрепляем владельцев показателей и передаём код, документацию и доступы. Компания развивает систему сама и не зависит от внешнего специалиста.

Выпуск в работу ждёт двух приёмок

Управленческая приёмкаРасчёты сходятся с контрольными примерами, показатели трактуются так, как договорились Техническая приёмкаТесты пройдены, резервная копия восстановлена, сценарий отката проверен

Управленческий учёт — в основу. Процессы — в систему. Управление — в цифру.

Ядро Гексо

Вы не пишете техническое задание и не ищете подрядчика. Система собирается на общем проверенном ядре, поэтому бюджет проекта уходит на логику вашей компании, а не на заново написанные справочники и права доступа.

Иллюстрация: шесть шестиугольных слоёв системы, от данных до защиты

Слои системы

Шесть слоёв: от источников факта до ежедневной работы людей.

Стандарт каждой системы

Девять требований, без которых система не выходит в работу.

Как растёт библиотека

Решение становится модулем библиотеки только после второго устойчивого внедрения.

Источники факта1С, банки, CRM, маркетплейсы, складские и производственные системы. Данные берём там, где они возникают.

Кейсы

Каждый проходит через финансы, управление и технологии.

Учёт с нуля и рабочая система за три месяца

Ювелирное производство и розница. Производство изделий из серебра, три магазина, продажи через сайт и мессенджеры. Учёт вели в тетрадях, справочника изделий не было, магазины пополняли по звонку продавца, а в сезон входили без подготовки.

Сначала собрали справочник на тысячу с лишним позиций, техкарты и себестоимость и обкатали расчёты вручную. Потом построили Производственный пульт: кладовщик собирает перемещения, собственник видит деньги и продажи, данные приходят сами.

Потребность магазинов считается по двухлетней истории продаж с учётом сезона.
Финансовая модель новой точки считается за полчаса.
Дивиденды выводят без опасений, открываются четвёртый и пятый магазины.

76экранов в системе

799сохранённых изменений

30 минмежду загрузками из 1С

150 млн ₽оборот удержан при падении рынка

Иллюстрация: верстак ювелира с кольцами и подвеской с янтарём, планшет со списком остатков — Иллюстрация

Перемещения в магазины пример экрана

Изделие	Магазин	Шт.
Кольцо, серебро, янтарь	Набережная	6
Серьги, серебро, жемчуг	Центральный	4
Подвеска, серебро, стекло	Набережная	9
Браслет, серебро, янтарь	Вокзальный	3

Дефицит 11 изделий ушёл заказом в производство

Начали с дебиторки, перестроили компанию

Проектно-изыскательская компания. Геология, геодезия, экология, около пятидесяти проектов одновременно. Собственник жил с цифрой 50 млн дебиторки в голове. Её считали двое и получали разное, учёта актов не было вовсе.

Чтобы ответить на один вопрос, пришлось разобрать договоры, отдел продаж и бухгалтерию. Через год компания осталась не с таблицами, а с людьми, которые умеют ими управлять.

Дебиторка разложена по срокам, с ней работают каждую неделю.
Появилась финансовая служба, главный бухгалтер в штате.
Деньги уходят через платёжный календарь, скидки решаются на модели.

~50проектов одновременно

1 годот вопроса до перестройки

2финансовых менеджера знают логику учёта

100–150млн ₽ оборот в год

Иллюстрация: геодезист с теодолитом на холме, вдали буровая установка — Иллюстрация

Дебиторка по срокам пример экрана, суммы условные

Срок		Сумма
До 30 дней		8,4 млн ₽
31–60 дней		4,3 млн ₽
61–90 дней		1,9 млн ₽
Больше 90		1,2 млн ₽

Разбор просрочки по пятницам

Команда

Два партнёраКаждый отвечает за свой результат и не передаёт его другому

Две приёмкиУправленческая и техническая на каждом этапе

Одна командаСмысл не теряется между консультантом и разработчиком

Ирина Кляцкая — финансовый директор и архитектор бизнеса. Ставит управленческий учёт с нуля, связывает цифры с процессами, ролями и мотивацией и отвечает за то, чтобы результат решал задачу собственника. Сама построила Производственный пульт для ювелирной компании.

Максим Гундырев — технический партнёр и архитектор продукта. Проектирует ядро, модели данных и интеграции, отвечает за безопасность, резервирование и выпуск релизов. Автор Гексо, платформы, на которой учёт, документы и процессы собираются конфигурацией, а не пишутся заново.

Иллюстрация: две пары рук соединяют шестиугольник из листа учёта и печатной платы

Под задачу подключаем профильных специалистов: финансового менеджера, разработчика 1С, интеграторов. За архитектуру и качество отвечают два партнёра.

Первый шаг — управленческий разбор

Выберите вопрос, на который компания сейчас не может получить надёжный ответ. Мы проследим, из каких данных, операций, ролей и решений он складывается, покажем, чего не хватает, и определим первый контур проекта.

Арифмометр «Феликс» завода Счетмаш, Курск, в музейной экспозиции

ВходОдин вопрос собственника и доступ к нескольким ключевым материалам
РаботаИнтервью, разбор движения факта, проверка источников
РезультатКарта ответа: недостающие правила учёта, процессы и ответственные
ДальшеГраницы первого внедрения, его срок и стоимость

Разбор платный и самостоятельный. Карта остаётся у вас, продолжать проект с нами не обязательно.

Что обычно спрашивают

Чем вы отличаетесь от финансового аутсорсинга?

Аутсорсинг сопровождает учёт, который уже есть. Мы приходим туда, где его ещё нет, строим его вместе с процессами и ответственностью и закрепляем в системе, которой компания пользуется сама.

У нас уже есть 1С. Её придётся менять?

Нет. 1С остаётся источником факта: система забирает из неё данные, сверяет и показывает ошибки обмена. Мы не начинаем с выбора программы, сначала определяем логику учёта и решений.

Нужно ли писать техническое задание?

Нет. Управленческую и техническую архитектуру проектируем мы. От вас нужны ответы на вопросы, согласование правил и критериев результата.

Сколько стоит проект и сколько он длится?

Срок и стоимость называем после управленческой и технической диагностики, её первый шаг — разбор одного вопроса. В ювелирной компании рабочая система появилась за три месяца, но объём у каждой компании свой.

Вы закроете все процессы компании за один проект?

Нет, и не обещаем. Начинаем с контура, который отвечает на главный вопрос, дальше расширяем по слоям. Каждый слой — законченная работающая вещь.

Что будет, если мы перестанем с вами работать?

Система передаётся внутренней команде вместе с кодом, документацией и доступами. Мы обучаем сотрудников и закрепляем владельцев, чтобы компания не зависела от внешнего специалиста.

Где хранятся наши данные?

Данные каждого клиента изолированы, доступ ролевой, действия пользователей и интеграций пишутся в журнал. Резервные копии проверяем восстановлением. Клиентские и персональные данные не передаём во внешние сервисы без согласования.

Вы используете ИИ при разработке?

Да, он ускоряет прототип и типовой код. Источником управленческой истины он не становится: формулы проверяем на контрольных примерах, код читаем и тестируем, решение о выпуске принимает технический партнёр.